グループウェアでの便利な利用方法

グループウェアはスケジュールを共有したり、ワークフローを活用するなどによって業務効率を高めることができるものです。

その機能は普遍性が高いために、逆に言えばどの企業にとっても最適化されたものでは無いという特徴もあります。

そこでそれを企業ごとにどう工夫して活用するかによって、さらなる効率化とコスト削減を図ることが可能です。
まず共有ファイルを活用することで、マニュアルの最適化を行うことができます。



例えばメンバーを選定して予定を合わせ打ち合わせを行うといった作業は、グループウェアの最も得意とするものです。



そこでの議事録を共有ファイルとすることで、誰もが目にすることができるようになります。それを元にして、気がついたことを皆が共有できるファイルに情報として加筆するようにしていけば、それを元に最適化されたマニュアルを作成することができます。

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ミスや事故の記録を共有することで、その予防対策のアイデアを集めることもできますし、また誰がそれを考えたのかも周知できるので、報酬制度を取る場合にも役立てることができます。このようにグループウェアは、工夫を凝らすことにより様々な使い道があるものです。
それを利用して組織を活性化したり、ミスや事故を防ぐ体制を整えたりできるのです。またその周知が非常に早いのもメリットとなりますが、それを確実に行うためにもポータル画面をどのように配置するかなどといった工夫もまた、必要となってきます。